CHEFBRIEF 4/2012

Geheimnis erfolgreicher Führung

Alle müssen oder wollen sparen

Sparen ist auch ohne Weltspartag in aller Munde. Die Deutsche Telekom gab z. B. jedem Mitarbeiter das Ziel vor, pro Woche 10 € zu sparen, dann spare der Konzern 39.000.000 €/Jahr. Auch die Deutsche Bank spart und Griechenland sowieso.

Wenn alle sparen, will ich es in meinem Chefbrief nicht versäumen, Ihnen 2 Tipps zu geben, wie Sie eine Sparrunde am einfachsten einläuten.

     1.   Schauen Sie sich die Original-Belege an

Verschaffen Sie sich erst einen Überblick, bevor Sie die Schere ansetzen und pauschal nach der Rasenmäher-Methode die Kosten senken! Sie kommen möglichen Einsparungen nur auf die Spur, wenn Sie sich die Originalbelege anschauen. Investieren Sie 4 Stunden, und gehen Sie in Ihre Buchhaltung. Lassen Sie sich erklären, wie die Belege (z. B. Rechnungen oder Quittungen) abgelegt werden. Greifen Sie sich dann von jeder Belegart einen Ordner. Suchen Sie stichprobenartig jeweils 1 oder 2 Belege heraus, z. B. bei den Eingangsrechnungen, beim Materialeinkauf, beim Kassenbuch, der Lohnbuchhaltung usw. Schauen Sie nicht auf die Beträge, sondern fragen Sie nach der Geschichte dahinter. Stellen Sie das bisherige Beschaffungsmanagement Ihres Unternehmens in Frage und stellen Sie sich diese Fragen:

       -      Gibt es Regeln für den Einkauf, z. B. das 4-Augen-Prinzip bei Bestellungen ab einer bestimmten Summe?

       -      Gibt es für jede Ausgabe einen verantwortlichen Mitarbeiter?

       -      Was wäre passiert, wenn diese Ausgabe nicht angefallen wäre?

       -      Welches wären die Alternativen gewesen?

       -      Hat der Verantwortliche mindestens 3 Angebote eingeholt?

       -      Kann so weiter verfahren werden?

       -      Wo entstehen die Kosten?

     2.   Besuchen Sie den Ort, wo Kosten entstehen

Bedenken Sie, dass der Beleg nicht die Realität ist, diese aber abbildet. Daher fordert die japanische Kaizen-Lehre von der kontinuierlichen Verbesserung unmissverständlich: „Gehe an den Ort, wo du die Wahrheit finden kannst!“  Einfach nur ein Anruf bei dem zuständigen Mitarbeiter reicht also nicht! Gehen Sie persönlich zu ihm hin. Lassen Sie sich zeigen, wie die Abläufe an seiner Maschine, seinem Computer oder auf seinem Schreibtisch sind. Bitten Sie ihn um eine Erklärung, wann jeweils eine Bestellung ausgelöst wird. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Sind die bestellten Mengen angemessen?

• Werden Vorräte gehortet?

• Prüft der Mitarbeiter die Lieferung, oder zeichnet er einfach nur ab?

Werfen Sie abschließend auch einen Blick auf den Arbeitsplatz und in die Schränke.

Unordnung weist auf mangelnde Effizienz und damit auf Verschwendung von Ressourcen hin.

Euer

Josef Paul Puntigam

Horridoh!